Ota intranet käyttöön Teamsissa ja tavoita työntekijät.

Hyvin jäsennelty ja aktiivinen intranet on erinomainen kanava yrityksen sisäiseen viestintään. Sen avulla työntekijät voivat helposti ilmoittaa poissaoloista, hakea lomaa tai päivittää tietoja yrityksen toimintalinjoista. Valitettavasti näemme usein, että intranet jää unholaan, eikä sitä yksinkertaisesti käytetä. Tieto löytää muita kanavia ja päivityksiä tehdään vähemmän - mikä puolestaan johtaa vielä harvempiin käynteihin.

Jos työntekijät eivät käy intranetissä

Jos työntekijät eivät tule intranetiin, intranetin on tultava työntekijöiden luo. Monissa yrityksissä itsestään selvä paikka päivittäiseen työskentelyyn on Microsoft Teams. Siellä monet viettävät suuren osan työpäivästään. Ja siellä he odottavat voivansa pysyä ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

Yksinkertainen ja nykyaikainen tapa tavoittaa käyttäjät on sisällyttää intranet Teamsin sovellukseksi ja integroida se Microsoftin yhteistyöalustaan. Rakennat intranetin edelleen SharePointissa, mutta tekemällä sen saataville Teamsissa avaat uusia mahdollisuuksia vuorovaikutukseen. Sen sijaan, että intranet olisi erillinen järjestelmä, jossa on oma kirjautuminen, se on kuitenkin jatkuvasti läsnä kuvakkeena Teamsissa. Kaikki on integroitu yhteisiin viestintäalueisiin ja käytettävissä sekä mobiilissa että työpöydällä.

Oikeat tiedot oikealle käyttäjälle

Toinen merkittävä etu intranetin integroimisesta Teamsiin on se, että ylläpitäjänä voit käyttää alustaa ohjaamaan tietoja, joita haluat työntekijöiden saavan käyttöönsä. On ratkaisevan tärkeää korostaa tärkeitä tietoja, jotka koskevat kaikkia työntekijöitä, jotta ne eivät jää huomaamatta. Vaihtoehtoisesti voit julkaista tietoa automaattisesti valittuihin kanaviin, jotta tavoitat oikean yleisön.

Kun intranetistä tehdään osa virtaa, siitä tulee elävämpi, ja siinä keskitytään enemmän osallistumiseen ja vuorovaikutukseen. Vaikka käyttäisitkin edelleen perinteistä intranetiä, on tärkeää korostaa, että kyseessä ei ole kaksi erillistä järjestelmää, joiden kanssa työskennellään erillään: kaikki, mitä Teams-sovelluksessa tehdään, vaikuttaa intranetiin ja päinvastoin.

Intranetin rakentaminen Teamsissa ei ole koskaan ollut helpompaa!

Miten se sitten tapahtuu käytännössä? Jos sinulla on jo SharePointissa rakennettu intranet, voit iloksesi todeta, että se on erittäin helppo integroida Teamsiin. Teet SharePoint-intranetistäsi yksinkertaisesti sovelluksen Teamsissa. Tällä sivulla Microsoftilla on täydelliset ohjeet, jotka opastavat sinua prosessin läpi. Jos sinulla ei tällä hetkellä ole intranetiä tai jos harkitset uuden intranetin rakentamista, Microsoft tarjoaa laajan valikoiman valmiita SharePoint-malleja, joita voit käyttää heti. Mallit ovat täysin ilmaisia kaikille Microsoft 365 -käyttäjille, ja ne ovat saatavilla osoitteessa SharePoint Look Book. Kun olet valinnut mallin, se on helppo ottaa käyttöön ja mukauttaa organisaatiosi tarpeisiin ja toiveisiin.

Sisältö on edelleen tärkeää

Tekninen osa on itse asiassa helppo osa. Intranetin rakentamiseen tarvittiin aiemmin ulkopuolisia konsultteja, erillisiä alustoja ja ammattitaitoisia kehittäjiä, mutta nyt se on yksinkertaistettu ja rakennettu älykkäämmin. Tämä tarkoittaa, että teknisesti katsottuna käytännössä kuka tahansa voi rakentaa intranetin. On puolestaan tärkeää käyttää aikaa rakenteen luomiseen, sisällön suunnitteluun ja sen päättämiseen, mitä intranetistä halutaan saada irti. Jotta intranetille saadaan käyttöä, on tärkeää, että organisaatiolla on omistaja ja että siihen lisätään jatkuvasti mielekästä sisältöä.

Hyödyllinen vinkki on katsoa Microsoftin SharePoint-malleja, joista saa inspiraatiota ja ideoita siitä, miten intranet kannattaa jäsentää ja millaista sisältöä siihen kannattaa sisällyttää. Itsestään selvää on julkaista työntekijän käsikirja, yrityksen tietotekniikkapolitiikka, yrityskohtaisia malleja ja kaikkea muuta käyttäjän työsuhteeseen liittyvää. Myös reaktiiviselle sisällölle - eli käyttäjälle merkitykselliselle henkilökohtaiselle tiedolle - pitäisi olla tilaa. Esimerkkejä reaktiivisesta sisällöstä ovat henkilökohtainen uutissyöte, luettelo viimeksi käytetyistä asiakirjoista tai yhteenveto päivän tehtävistä.

Teamsin intranetin avulla sinulla on mahdollisuus luoda elävä intranet, jota todella käytetään. Tartu tilaisuuteen - ja varmista, että täytät sen hyvällä sisällöllä!

Yhteenveto

• Intranetin asettaminen saataville Teamsissa on helppo tapa tavoittaa työntekijät ja kutsua heidät kaksisuuntaiseen viestintään.
• Voit luoda Teams-sovelluksen intranetiin itse Microsoftin vaiheittaisten ohjeiden avulla.
• Rakennat intranetin tavalliseen tapaan Sharepointissa, ja Microsoftin mallien avulla se on helpompaa kuin koskaan. Mallit ovat ilmaisia kaikille Microsoft 365 -käyttäjille, ja ne löytyvät täältä.
• Vaikeutena on usein päättää, mitä intranetiin sisällytetään, ja varmistaa, että se on täynnä mielekästä materiaalia. Microsoftin intranet-mallit ovat hyvä inspiraation lähde.

Microsoft 365 -asiakkaana saat valmiita malleja kauniin ja elinvoimaisen intranetin rakentamiseen. Jos tarvitset apua tai inspiraatiota, me Upheadsilla voimme auttaa sinua rakentamaan intranetin tarpeidesi ja toiveidesi mukaan. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää, tai lue lisää täältä!