9 Tipps für den Erfolg Ihrer Abläufe in Microsoft Power Automate

Möchten Sie benachrichtigt werden, wenn etwas Besonderes passiert, alle eingehenden Bestellungen automatisch in einem Ordner speichern oder denselben Beitrag auf mehreren sozialen Plattformen veröffentlichen? Mit Microsofts Automatisierungsdienst Power Automate ist das so einfach wie nie. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie verschiedene Dienste miteinander verbinden.

Die Stärke von Power Automate ist, dass man vieles selbst machen kann, aber viele Leute haben Angst, Fehler zu machen und die Kontrolle zu verlieren. Hier geben wir Ihnen 9 Tipps, damit Sie mit Ihrem Flow Erfolg haben!

Automatisieren Sie nicht um der Automatisierung willen

Wenn Sie einen Prozess automatisieren, müssen Sie wissen, warum Sie diesen bestimmten Prozess automatisieren und welchen Nutzen die Automatisierung für das Unternehmen hat. Vielleicht wollen Sie beispielsweise Zeit sparen oder das Fehlerrisiko minimieren. Denken Sie nicht nur an die Technologie, sondern gehen Sie vom Prozess aus und davon, wohin der Fluss den Benutzer führen soll.

Beteiligte so früh wie möglich einladen

Obwohl es immer möglich ist, etwas zu ändern, ist es wichtig, dass man sich vorher Gedanken macht. Daher müssen Sie die tatsächlichen Nutzer so früh wie möglich einladen. Wenn Sie die Nutzer nicht einbeziehen und auf ihre Wünsche hören, besteht die Gefahr, dass Sie am Ende eine Automatisierung haben, die nichts mit der täglichen Arbeit zu tun hat, und dass die Nutzer andere Wege finden werden.

Vergessen Sie nicht zu überwachen

Unentdeckte Fehler und nicht funktionierende Abläufe können Zeit und Geld kosten, weshalb Sie ein System zur Überwachung Ihrer Automatisierung benötigen. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Hilfe eines IT-Partners in Anspruch zu nehmen. Ein IT-Partner, der Ihre automatisierten Abläufe überwacht und proaktiv mit ihnen arbeitet.

Minimieren Sie das Risiko von Fehlern

Um am Ende des Ablaufs das gewünschte Ergebnis zu erhalten, müssen die eingegebenen Informationen die Anforderungen der Automatisierung erfüllen. Ein guter Tipp ist es, Pflichtfelder vorzuschreiben, so dass der Benutzer erst weitermachen kann, wenn er alles ausgefüllt hat.

Zugbenutzer

Wenn Sie Ihre Benutzer nicht mit ins Boot holen, werden Sie nicht von einem automatisierten Arbeitsablauf profitieren. Daher ist es wichtig, den Nutzern zu vermitteln, welchen Wert der Ablauf für sie hat und wie Sie in der Organisation arbeiten werden. Vergessen Sie lange Dokumente, die niemand liest. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf kurze Informationsfilme, die Sie über den Videodienst zur Verfügung stellen. Microsoft Stream.

Keine anderen Routen zulassen

Wenn die Benutzer den Prozess verlassen können, um das Gleiche auf andere Weise zu tun, besteht die Gefahr, dass die Automatisierung nicht richtig genutzt wird. Ein guter Tipp ist, alternative Wege zu schließen, aber auch sicherzustellen, dass die neue Automatisierung einen klaren Mehrwert bietet.

Regelmäßige Rücksprachen mit den Nutzern

Einer der Vorteile der Erstellung von Automatisierungen in Power Automate besteht darin, dass Sie agil arbeiten und nach und nach Änderungen vornehmen können. Um den Prozess weiterentwickeln zu können, ist es wichtig, regelmäßige Überprüfungen mit den Nutzern durchzuführen. Dies kann mit Hilfe von Fragebögen, in Form von regelmäßigen Besprechungen oder als ständiger Punkt bei anderen Besprechungen geschehen.

Vorgefertigte Vorlagen verwenden

Warum das Rad neu erfinden, wenn es jemand anderes schon getan hat? Eine einfache Möglichkeit, schnell loszulegen, ohne die Arbeit von Grund auf neu machen zu müssen, besteht darin, sich anzuschauen, was andere gemacht haben, oder fertige Vorlagen zu verwenden.

Denken Sie daran, dass ein Prozess nicht in Stein gemeißelt ist

Natürlich sollten Sie sich bemühen, den Prozess von Anfang an richtig zu gestalten, aber nur weil Sie beschlossen haben, dass der automatisierte Ablauf auf eine bestimmte Art und Weise aussehen soll, hindert Sie nichts daran, ihn zu verbessern, weiterzuentwickeln oder neu zu gestalten. Wenn Sie ein vorgefertigtes System mit eingebauten Prozessen verwenden, kann es viele Stunden dauern, einen Ablauf zu ändern, aber mit Power Automate können Sie agil arbeiten und schnelle Änderungen vornehmen, wenn sich die Anforderungen oder Bedingungen ändern. Viel Erfolg!