9 tips til at få succes med dine flows i Microsoft Power Automate

Vil du have besked, når der sker noget særligt, automatisk gemme alle indgående ordrer i en mappe eller udgive det samme indlæg på flere sociale platforme? Med Microsofts automatiseringstjeneste Power Automate kan du nemt strømline dine arbejdsprocesser ved at forbinde forskellige tjenester og systemer uden besvær og manuelt arbejde.

Styrken ved Power Automate er, at du kan gøre meget selv, men mange er bange for at begå fejl og miste kontrollen. Her giver vi dig 9 tips til, hvordan du får succes med dit flow!

Lad være med at automatisere for automatiseringens skyld

Når du automatiserer en proces, skal du vide, hvorfor du automatiserer netop den proces, og hvilken værdi automatiseringen vil tilføre virksomheden. Det kan f.eks. være, at du vil spare tid eller minimere risikoen for fejl. Tænk ud over teknologien og start med processen, og hvor flowet skal føre brugeren hen.

Inviter interessenter så tidligt som muligt

Selvom det altid er muligt at ændre, er det vigtigt at tænke sig om, før man begynder. Derfor skal du invitere de faktiske brugere så tidligt som muligt. Hvis man ikke inddrager brugerne og lytter til deres ønsker, risikerer man at ende med en automatisering, der ikke hænger sammen med det daglige arbejde, og at brugerne finder andre veje.

Glem ikke at overvåge

Uopdagede fejl og dårligt fungerende workflows kan koste dig tid og penge, så du har brug for et system til at overvåge dine automatiseringer. I mange tilfælde kan det være værdifuldt at få hjælp fra en it-partner til at overvåge og proaktivt optimere dine automatiserede flows, så alt kører gnidningsløst og effektivt over tid.

Minimér risikoen for at begå fejl

For at få det ønskede resultat i slutningen af flowet, skal de indtastede oplysninger opfylde automatiseringens krav. Et godt tip er at gøre obligatoriske felter obligatoriske, så brugeren ikke kan gå videre, før alt er udfyldt.

Togbrugere

Hvis du ikke får brugerne med om bord, får du ikke gavn af et automatiseret flow. Derfor er det vigtigt at kommunikere til brugerne, hvilken værdi flowet vil give dem, og hvordan I vil arbejde i organisationen. Glem lange dokumenter, som ingen læser. Fokuser i stedet på korte informationsfilm, som du gør tilgængelige via videotjenesten Microsoft Stream.

Klare retningslinjer for procesarbejde

Hvis brugerne kan gå uden om processen og gøre det samme på en anden måde, er der risiko for, at automatiseringen ikke bliver brugt ordentligt. Et godt tip er at lukke alternative veje, men også sørge for, at den nye automatisering giver en klar merværdi.

Lav regelmæssige check-ins med brugerne

En af fordelene ved at bygge automatiseringer i Power Automate er, at man kan arbejde agilt og foretage ændringer undervejs. For at kunne videreudvikle processen er det vigtigt at have regelmæssige gennemgange med brugerne. Det kan gøres ved hjælp af spørgeskemaer, i form af regelmæssige møder eller som et fast punkt på andre møder.

Brug færdige skabeloner

Hvorfor opfinde den dybe tallerken igen, hvis andre allerede har gjort det? En nem måde at komme hurtigt i gang på uden at skulle gøre arbejdet fra bunden er at se, hvordan andre har gjort det, eller bruge færdige skabeloner. Microsoft tilbyder et stort bibliotek af færdige skabeloner, som gør det nemt at komme i gang. Uanset om du vil automatisere e-mailhåndtering, oprette påmindelser, integrere apps eller strømline godkendelsesflow. Ved at bruge gennemprøvede løsninger kan du hurtigt implementere smarte automatiseringer og tilpasse dem til dine behov uden at skulle bygge alt op fra bunden.

Husk, at en proces er levende

Selvfølgelig skal man stræbe efter at gøre processen rigtig fra starten, men bare fordi man har besluttet, at det automatiserede flow skal se ud på en bestemt måde, er der intet, der forhindrer en i at forbedre, udvikle eller redesigne. Hvis du bruger et færdigt system med indbyggede processer, kan det tage mange timer at ændre et flow, men med Power Automate kan du arbejde agilt og foretage hurtige ændringer, når behov eller betingelser ændres. Held og lykke med det!