Ta kontroll over Teams: 6 viktige innstillinger du ikke må gå glipp av

Innstillinger som kan revideres

Hvis organisasjonen din bruker Microsofts chattebaserte samarbeidsplattform Teams, har du sannsynligvis gått gjennom de sentrale innstillingene - om ikke annet ble det gjort da du begynte å bruke verktøyet. Men hvis du ikke har gått gjennom dem siden den gang, går du glipp av noe.

I likhet med resten av Office 365 er Teams i stadig utvikling med ny funksjonalitet og nye integrasjonsmuligheter. For å maksimere fordelene med Teams er det derfor viktig å følge med på hva som skjer i plattformen, og kanskje fremfor alt ikke glemme hvor mye den kan tilpasses. Her er våre beste tips til hva du kan gjøre i de sentrale innstillingene i Teams.

Angi retningslinjer for hvilke team som kan opprettes

Det at hvem som helst i organisasjonen spontant kan starte sitt eget team, er en av attraksjonene ved et intuitivt samarbeidsverktøy som Teams. Men hvis du opplever at det blir uoversiktlig og vanskelig å navigere på grunn av for mange brukere som oppretter for mange grupper, kan det være på tide å sette opp retningslinjer for hvilke team som kan opprettes. I innstillingene kan du blant annet sette opp en begrensning som gjør at bare utvalgte personer i organisasjonen kan opprette nye team.

Slett inaktive team automatisk

Vår erfaring er at grupper sjelden fjernes fra Teams. Det er ikke nødvendigvis et problem - men det kan være det hvis det finnes en håndfull ulike team for samme sak, opprettet av ulike personer på ulike tidspunkter. En som har jobbet lenge i selskapet, kan sikkert navigere riktig, men for en nyansatt er det en utfordring å vite hvilket team som er det riktige. For å få bedre struktur og orden kan du sette opp et varsel når et team har vært inaktivt en stund. Da kan du velge om du vil beholde det eller ikke. Hvis du plutselig oppdager at du mangler et team, kan du raskt og enkelt gjenopprette det innen 60 dager.

Innstillinger for appintegrasjoner

Hvis du vil gjøre Teams til navet i organisasjonens arbeidsflyt, kan du koble Office 365-apper, roboter og eksterne tjenester direkte til Teams. Det kan være praktisk å samle alt som har med brukernes prosjekter å gjøre på ett sted, men det er ikke obligatorisk. Hvis du vil at Teams skal være et rent diskusjonsområde uten distraksjoner, finnes det en innstilling der du bestemmer om det er mulig å integrere apper i Teams og hvem som kan gjøre det.

Hvordan skal varslinger fungere?

Bør brukerne få lov til å krydre meldingene sine med morsomme gifs? Bør den som skriver en melding få beskjed når noen har lest den? Skal en bruker kunne slette en allerede skrevet melding? I de sentrale innstillingene kan du konfigurere i detalj hvordan tjenesten skal brukes og hva som skal være tillatt i de ulike kanalene. Gå gjennom de ulike alternativene og ta de valgene som fremmer produktiviteten, uten å være for strenge. Kanskje er det nok at disse gif-ene kan brukes i en kanal som heter "moro"?

Begrens hvor mye gjestene kan se

Hvis en bruker ønsker å kunne dele skjermen sin med en gjestebruker, er det ikke tillatt som standard, men noen ganger kan det være berettiget, og da finnes det en innstilling for det. Det er viktig å huske på at retningslinjene du setter opp i Teams, bør gjenspeile bedriftens sikkerhetspolicy. I noen tilfeller kan det være flott at hvem som helst kan inviteres til bedriftens Teams - men det er også en risiko ved å gi uvedkommende tilgang til intern informasjon.

Bestem hvor lenge samtalene skal lagres.

Hvis du aldri går inn og rydder opp i samtalene, vil det over tid hope seg opp mye informasjon i Teams. Teams kan fungere som en informasjonsbank, men bør ikke brukes som et forretningssystem. Det er bedre å fremheve viktig informasjon og fastsette en policy som for eksempel innebærer at alle kanalmeldinger slettes etter seks måneder, og at chat-meldinger forsvinner etter tre måneder. Disse innstillingene gjør det enkelt å gjenspeile GDPR-samsvaret og retningslinjene for personopplysninger.

Hos WeSafe hjelper vi deg som kunde med å få mest mulig ut av Office 365-lisensene dine. En viktig del av dette er å holde deg oppdatert på hvilke funksjoner som lanseres, og hva de kan bety for organisasjonen din. Vil du vite mer om hvordan du kan bruke Teams til å maksimere produktiviteten og samarbeidet i bedriften din? Ta kontakt med oss her.