Määritä oikeat roolit Microsoft 365 -projektin onnistumiseksi

Nopeampi käyttöönotto Microsoft 365 -projekteissa

Nykyään ei voi enää työskennellä pitkien IT-projektien parissa, mikä oli ennen malli. Kehitystahti on niin nopea, että käyttöön otettava teknologia vanhenee ennen kuin siitä on hyötyä, jos sitä ei oteta käyttöön nopeasti ja sen käyttöä varten ei laadita jatkuvaa suunnitelmaa. Se on kallis ja lopulta melko turha investointi.

Siksi on tärkeää saada hanke "käyntiin" mahdollisimman pian ja seurata kehitystä, kun palveluja päivitetään ja uusia toimintoja lisätään. Millaisia rooleja Microsoft 365 -projektin onnistuminen siis edellyttää?

Microsoft 365 -hankkeen sponsori

Rahoittajalla on kokonaisvastuu alustasta, sen rahoituksesta ja sen varmistamisesta, että resursseja on saatavilla jatkokehitystä varten. Toinen tärkeä tehtävä on tukea alustan omistajaa suunnan ja resurssien saatavuuden osalta. Sponsoreilla on yleensä organisaatiossa ylempi asema ja siihen liittyvät valtuudet, resurssit ja intressit.

Microsoft 365 -hankkeiden alustan omistaja

Alustan omistaja on yleensä henkilö, jolla on hyvä näkemys organisaatiosta ja joka ymmärtää hankkeen liiketoiminnallisen arvon. Alustan omistajalla on hyvät viestintätaidot, hän näkee organisaation kokonaisuutena ja kehittää alustan vision ja tavoitteet. Hän vastaa myös toiminnallisuudesta ja priorisoinnista, jotta koko liiketoiminta saa mahdollisimman suuren hyödyn, ja ohjaa kehitystyön suuntaa liiketoimintahyötyjen perusteella. Alustan omistaja varmistaa sponsorin tuella, että ratkaisun jatkokehittämiseen on rahoitusta ja resursseja. Alustan omistajan on myös oltava Microsoft 365 Championin ja kehitystiimin käytettävissä opastusta ja prioriteettien selventämistä varten.

Microsoft 365 Champion

Microsoft 365 Champion on mieluiten valittu IT-kumppani tai henkilö, jolla on vastaava tietämys Microsoft 365 -alustasta ja sen kehittämisestä. Hänen tehtävänään on sovittaa yhteen toiminto ja teknologia, jotta liiketoiminnalle saadaan mahdollisimman suuri hyöty, ja osallistua, kun organisaatiosta tulee uusia pyyntöjä ja tarpeita merkittäviin mukautuksiin. Microsoft 365 Champion auttaa alustan omistajaa toteutuksen yksityiskohdissa, toimii oppaana ja tukena kehitystiimille työssä kohti ratkaisuja, jotka tarjoavat halutun toiminnallisuuden. Hän toimii myös siltana kehitystiimin ja alustan omistajan välillä sekä saa kaikki organisaation työntekijät ymmärtämään prosessin ja sen, miten he voivat parhaiten tukea ja auttaa tiimiä.

Microsoft 365 -hankkeiden kehitystiimi

Kehitystiimin tehtävänä on ajaa priorisoituja pyyntöjä uusien toimintojen toimittamiseksi ja nykyisten toimintojen kehittämiseksi. Tiimi päättää yhdessä Microsoft 365 Championin kanssa, joka "valmentaa" tiimiä, miltä lopputuotteen tulisi näyttää. Kehitystiimissä on oltava kaikki tarvittava asiantuntemus, jotta ne voivat edetä tehtävän kuvauksesta lopulliseen toteutukseen. Tiimi on itseorganisoituva, ottaa yhteisen vastuun tehtävästä ja voi koostua monenlaisesta asiantuntemuksesta eri kokoonpanoissa. Mukaan otettavien henkilöiden tulisi perustua siihen, mitä hankkeessa on tarkoitus saavuttaa - mukana voi olla sekä yrityksen sisäisiä että ulkopuolisia henkilöitä. Jos esimerkiksi käytetään tiettyä järjestelmää, voi olla hyvä, että mukana on järjestelmän toimittajan edustaja. Tärkeintä on koota ryhmä ihmisiä, jotka yhdessä pystyvät suorittamaan tehtävän.

Microsoft 365 -hankkeiden lähettiläät

Lähettiläät ovat usein ryhmä teknisesti kiinnostuneita ja eteenpäin ajattelevia henkilöitä, jotka haluavat osallistua yrityksen kehittämiseen ja lobata hanketta sisäisesti. He toimivat "superkäyttäjinä", jotka saavat peruskoulutusta lisätäkseen taitojaan ja ymmärtääkseen alustaa. Lähettiläiden tärkein tehtävä on auttaa yritysjohtajia ymmärtämään paremmin alustan mahdollisia hyötyjä, joita se voi tuoda yrityksen liiketoiminnalle. Tämä puolestaan voi auttaa alustan omistajaa saamaan johdon tuen ja rahoitussitoumuksia alustan kehittämiseen. Suurlähettiläät toimivat myös muiden käyttäjien tukena.

Lahjoitukset organisaatioittain

Kun rooleja jaetaan, on tärkeää muistaa mukauttaa ne projektin kunnianhimoiseen tasoon ja organisaation kokoon. Älä tee hankkeesta monimutkaisempaa ja suurempaa kuin se on - skaalaa se alaspäin organisaatiosi kannalta järkevään mittakaavaan. Tärkeintä on, että kehittämistyöstä ja siitä, miten siitä viestitään ja miten se jäsennetään organisaatiossa, ajatellaan aina samalla tavalla.

Me WeSafe-yrityksessä toimimme usein asiakkaidemme Microsoft 365 -mestareina. Autamme sinua myös nimittämään organisaatiossasi oikeat henkilöt muihin rooleihin, jotta Microsoft 365 -hankkeestasi olisi yrityksellesi mahdollisimman paljon hyötyä. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!