T-Byggen puolitutti IT-kustannuksensa ja modernisoi toimintatapansa

T-Byggen on kokenut rakennusyritys Länsi-Ruotsissa, jolla on yli 50 vuoden kokemus alalta. Laatuun ja yhteistyöhön keskittyen yritys toteuttaa asunto-, julkisten rakennusten, liiketilojen ja rakennuspalveluiden projekteja.

Haaste

Kallis IT, heikko hallinta

T-Byggen oli juuttunut vanhentuneeseen ja kalliiseen ympäristöön, joka perustui palvelimiin ja työmenetelmiin, jotka haittasivat sekä tehokkuutta että yhteistyötä. Monet järjestelmät olivat vanhentuneita, dokumentaatio puutteellista eikä kukaan ollut täysin selvillä siitä, mitä todella käytettiin tai tarvittiin.

”Meillä ei ollut hallintaa, ja tunsimme, että meidän piti aloittaa alusta jollain yksinkertaisemmalla, älykkäämmällä ja kustannustehokkaammalla tavalla. Tarvitsimme läheisen IT-kumppanin, joka voisi toimia kuin sisäinen IT-osasto”, sanoo Fredrik Karlsson, talousjohtaja T-Byggenissä.

Ratkaisu

Kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka säästää aikaa ja rahaa

Huolellisen hankintaprosessin jälkeen Goodfellow – nykyisin Upheads – valittiin uudeksi IT-kumppaniksi tavoitteena kustannusten alentaminen, digitaalisen yhteistyön modernisointi ja selkeän IT-ympäristön luominen.

Yhteistyö aloitettiin perusteellisella kartoituksella siitä, mitä järjestelmiä, lisenssejä ja palveluita tosiasiassa käytettiin, jotta voitiin luoda kustannustehokas malli ja pitkän aikavälin valvonta. Vanhat palvelimet poistettiin käytöstä ja asiakirjat ja järjestelmät siirrettiin pilvipalveluun. Sen jälkeen otettiin käyttöön muun muassa uusi laitteisto ja verkkolaitteet – toimisto toimistolta. Samanaikaisesti tehtiin sekä aukkoanalyysi että toimintatutkimus, jotka antoivat selkeän kuvan nykytilanteesta ja siitä, mitkä turvatoimet oli priorisoitava.

"Olemme nyt puolitaneet IT-kustannuksemme, mikä tietysti tuntuu erittäin hyvältä. Se vapauttaa resursseja, jotka voimme sijoittaa kehitykseen. Rakennusalan kilpailu on kovaa, ja jokainen säästetty kruunu parantaa kilpailukykyämme. Goodfellowsin – nykyisen Upheadsin – avulla olemme saaneet joustavan ratkaisun, jossa maksamme vain siitä, mitä todella käytämme", Fredrik kertoo.

Tekninen muutos on mahdollistanut selkeämmän, jäsennellymmän ja käyttäjäystävällisemmän digitaalisen työskentelytavan. Yhteisten työkalujen, paremman asiakirjojen hallinnan ja yhtenäisen rakenteen ansiosta työntekijöiden on nyt huomattavasti helpompi löytää toisensa ja tehdä yhteistyötä toimistosta riippumatta.

”Aiemmin kaikki oli vanhoissa kansioissa, eikä aina tiennyt, missä mikäkin oli. Nyt meillä on yhteinen rakenne Teamsissa ja kaikki ovat saaneet koulutuksen, minkä ansiosta voimme työskennellä paljon älykkäämmin. Juuri näin halusimme IT-järjestelmämme toimivan – yksinkertaisesti, selkeästi ja meitä varten räätälöitynä”, Fredrik toteaa lopuksi.

T-Byggenilla on nyt turvallisempi, älykkäämpi ja joustavampi IT-ympäristö – investointi, joka ei vain säästä rahaa, vaan vapauttaa aikaa ja resursseja sekä päivittäiseen työhön että liiketoiminnan pitkäaikaiseen kehittämiseen.