Opfølgning efter lancering af nye digitale arbejdsredskaber - sådan gør du!

Ved du, hvor vellykkede dine it-projekter er?

I lang tid har IT-projekter hovedsageligt været store - et stort "big bang"-projekt, hvor der foretages gennemgribende ændringer gennem store migreringer og implementeringer. Men i dag ved vi, at digitalisering ikke er et projekt med en slutdato, men snarere et kontinuerligt arbejde, hvor mindre implementeringer af nye værktøjer finder sted løbende.

At introducere nye digitale løsninger indebærer altid en investering - både i tid og penge. Det skal kunne betale sig i det lange løb, og som beslutningstager skal man tydeligt kunne påvise et investeringsafkast. Derfor er det vigtigt, at løsningen rent faktisk bliver brugt, og at den skaber fordele ved at effektivisere og forbedre medarbejdernes arbejde eller kommunikation og så videre.

Derfor bliver det stadig vigtigere at finde den rigtige tilgang og følge op på succesen med indførelsen af et nyt digitalt arbejdsredskab. Ellers er det ikke sikkert, at implementeringen bliver en succes, og at man begår de samme fejl igen og igen.

Hvorfor er feedback og opfølgning så vigtigt?

Feedback og opfølgning er en måde at sikre, at implementeringen er sket korrekt, og at selve værktøjet også er korrekt - det vil sige, at alle er med og bruger løsningen, og at løsningen skaber fordele for organisationen. Derudover bliver opfølgningen en måde at engagere medarbejderne på, hvilket yderligere bidrager til udnyttelsen af løsningen.

Men det er også en måde at sikre, at gamle processer og arbejdsmetoder ikke overlever. Ofte ender man i en mellemposition, hvor man anvender både gamle og nye arbejdsmetoder og processer, eller at man leder efter andre veje uden for virksomhedens it-miljø. En negativ tendens i brugen af et nyt arbejdsredskab er svær at vende, og derfor skal man hurtigt have feedback fra forretningen. Det er først i opfølgningen, at man kan se, om der mangler procedurer og processer, og hvis man ikke stiller spørgsmål, får man heller ingen svar.

Et andet vigtigt aspekt af feedback og opfølgning er bløde værdier i form af deltagelse og engagement. Yngre medarbejdere stiller ofte højere krav til deltagelse end ældre generationer, så hvordan du vælger at involvere dine medarbejdere i opfølgningen på implementeringsprojekter, kan påvirke din attraktivitet som arbejdsgiver. Det er en måde at vise, at du bekymrer dig og følger op på den feedback, du modtager.

Sådan følger du op på dine IT-projekter - vores tips:

Overvågning kan gøres på mange forskellige måder. Det grundlæggende princip er dog, at det skal være nemt for brugerne at komme med konstruktive forslag - så sørg for, at der er klare processer, så de kan gøre det. Ligesom selve digitaliseringsprocessen bør overvågning også være en kontinuerlig, løbende proces - ikke en engangsbegivenhed.

Man kan også få teknisk feedback på et implementeringsprojekt. Brugerstatistikker, der viser, i hvor høj grad forskellige værktøjer bruges, kan være meget nyttige i opfølgningsarbejdet og bliver en god måde at vise øget produktivitet på. Bliver der f.eks. sendt færre interne e-mails, nu hvor organisationen arbejder i Teams?

Her er nogle eksempler på, hvordan du kan arbejde med opfølgning og feedback:

• Se på brugerstatistikker - hvordan bliver tjenesterne brugt, og hvordan har det ændret sig før og efter implementeringen?
• Lav en undersøgelse (måske i Microsoft forms), hvor brugerne kan vurdere deres tilfredshed og engagement med det nye værktøj.
• Brug nye medarbejdere - hvor nemt er det at få en ny medarbejder ombord? Hvordan synes de, at løsningen fungerer? Bed dem om at notere, hvor de oplevede problemer, eller hvor de "kørte fast".
• Sørg for, at det er klart for brugerne, hvordan de kan give løbende feedback, og hvordan denne feedback derefter bruges til at opnå forbedringer. Hvis du giver medarbejderen mulighed for at give feedback, skal du også handle på det - hvis de aldrig får feedback på, hvad der sker, vil de holde op med at gøre det.
• Hav kørende ambassadører, som indsamler feedback om værktøjet i deres daglige arbejde. Nogen bør have ansvaret for hver afdeling.
• Stil spørgsmål og lav dine egne noter - for eksempel på de ugentlige møder med dine medarbejdere.

Hos WeSafe ved vi, hvor vigtigt det er at involvere medarbejderne i udviklingen og overvågningen af jeres digitale værktøjer. Har du spørgsmål, eller vil du have flere tips til, hvordan du kommer videre på din rejse mod digitalisering? Så tøv ikke med at kontakte os!