Databeskyttelsesforordningen - nødvendigt onde eller nye muligheder?

Den 25. maj 2018 træder den nye generelle databeskyttelsesforordning i kraft, og vi er nødt til at begynde at handle nu. Mere og mere bliver rapporteret i pressen, og spørgsmålene er: Hvad skal vi gøre, hvad kommer det til at koste? Hvad sker der, hvis vi ikke handler? Disse spørgsmål er naturligvis relevante og skal besvares, men der er et andet aspekt, som bør diskuteres:

Hvad kan den nye GDPR gøre for os?

Forordningen tvinger os til at gennemgå alle processer, der involverer en eller anden form for persondata. Det betyder igen, at vi bliver nødt til at tilpasse flere af disse processer for at opfylde de nye krav.
Vi bliver også nødt til at gennemgå vores data og klassificere dem for at kunne identificere vores personlige data i fremtiden. To tunge opgaver, der skal løses - men hvorfor ikke benytte lejligheden til at se på, hvordan vi kan strømline, automatisere og klassificere vores data på andre måder, der giver os merværdi?
Mens du skal analysere dine data, kan du benytte lejligheden til at foretage andre ændringer, der fører til strømlinede processer, reducerede administrative omkostninger og måske ny indsigt i dine kunder.
Office 365 tilbyder en fantastisk platform til digitalisering og automatisering. Mange af vores kunder har allerede taget skridtet ind i Office 365, men nu er det tid til at tage det næste.

Spørgsmål, du kan stille dig selv

- Kan vi automatisere nogle af vores manuelle processer?
- Kan vi klassificere vores data på andre måder, som gavner os i andre sammenhænge?
- Kan vi benytte lejligheden til at digitalisere andre data på samme tid?
- Kan vi identificere andre muligheder?
Hvis vi skal tro Gartner, er digitalisering vejen frem. Stop med at spilde penge på forretningssystemer - digitaliser i stedet!

Lad os gøre det konkret. Ferie og fravær skal administreres. Normalt involverer det flere trin, som skal udføres manuelt:

- Anmodning om ferie påbegyndt
- Godkendelse fra leder
- Opdatering af ferieliste
- Kommunikation til lønkontoret

- Book i kalenderen
- Opret en fraværsmeddelelse

Fælles for disse trin er, at det er de samme data, der skal behandles i alle faser. Mange virksomheder håndterer trinene hver for sig og i mange tilfælde manuelt.
Når vi digitaliserer vores miljø, åbner der sig nye muligheder. Vi kan genbruge de samme data i forskellige sammenhænge.
Ved hjælp af Office 365 flow kan disse trin minimeres fra seks til to - anmodning og godkendelse.
Sidst, men ikke mindst, er det at være GDPR-klar et kvalitetsstempel, som du vil kunne bruge i mange sammenhænge - ikke mindst som et konkurrenceværktøj.

 

Webinar

Håndtering af sikkerhed og compliance i Microsoft 365

Gratis træning for Microsoft 365-administratorer. Sørg for, at din organisation har det rette niveau af sikkerhed og compliance ved hjælp af Microsoft 365.

Læs mere her
Gratis sikkerhedsanalyse af dit Microsoft 365-miljø

Få konkrete og praktiske tips til, hvordan du beskytter din organisation bedre!

Læs mere og book

Skrevet af:

Martin Liljenberg

CTO

martin.liljenberg@upheads.se