GDPR - välttämätön paha vai uusia mahdollisuuksia?

Uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta 2018, ja meidän on ryhdyttävä toimiin nyt. Lehdistössä kerrotaan yhä enemmän ja enemmän, ja kysymykset ovat: mitä meidän on tehtävä, mitä se maksaa? Mitä tapahtuu, jos emme toimi? Nämä ovat tietenkin tärkeitä kysymyksiä, ja niihin on vastattava, mutta on toinenkin näkökohta, josta olisi keskusteltava:

Mitä hyötyä uudesta tietosuoja-asetuksesta on meille?

Asetus pakottaa meidät tarkistamaan kaikki prosessit, joihin liittyy jonkinlaisia henkilötietoja. Tämä puolestaan tarkoittaa, että meidän on mukautettava useita näistä prosesseista uusien vaatimusten mukaisiksi.
Meidän on myös tarkistettava tietojamme ja luokiteltava ne, jotta voimme tunnistaa henkilötietomme tulevaisuudessa. Kaksi raskasta tehtävää - mutta miksi emme käyttäisi tilaisuutta hyväksenne tilaisuutta tarkastella, miten voimme virtaviivaistaa, automatisoida ja luokitella tietojamme muilla tavoin, jotka tuottavat meille lisäarvoa?
Samalla kun sinun on analysoitava tietojasi, voit hyödyntää tilaisuutta tehdä muita muutoksia, jotka johtavat prosessien virtaviivaistamiseen, hallinnollisten kustannusten vähentämiseen ja ehkä uusiin näkemyksiin asiakkaistasi.
Office 365 tarjoaa erinomaisen alustan digitalisoinnille ja automatisoinnille. Monet asiakkaamme ovat jo ottaneet askeleen Office 365:een, mutta nyt on aika ottaa seuraava askel.

Kysymyksiä itsellesi

- Voimmeko automatisoida joitakin manuaalisia prosesseja?
- Voimmeko luokitella tietojamme muilla tavoilla, jotka hyödyttävät meitä muissa yhteyksissä?
- Voimmeko hyödyntää tilaisuutta digitalisoida muita tietoja samanaikaisesti?
- Voimmeko tunnistaa muita mahdollisuuksia?
Jos Gartneria on uskominen, digitalisointi on oikea tie. Lakkaa tuhlaamasta rahaa liiketoimintajärjestelmiin - digitalisoi sen sijaan!

Tehdään siitä konkreettinen. Lomat ja poissaolot on hoidettava. Yleensä tähän liittyy useita vaiheita, jotka on suoritettava manuaalisesti:

- Lomapyyntö käynnistetty
- Esimiehen hyväksyntä
- Lomaluettelon päivitys
- Tiedonanto palkkatoimistoon

- Varaa kalenteriin
- Luo poissaoloviesti

Yhteistä näille vaiheille on se, että samat tiedot on käsiteltävä kaikissa vaiheissa. Monet yritykset käsittelevät vaiheet erikseen ja monissa tapauksissa manuaalisesti.
Kun digitalisoimme ympäristöämme, avautuu uusia mahdollisuuksia. Voimme käyttää samaa tietoa uudelleen eri yhteyksissä.
Office 365 -virtauksen avulla nämä vaiheet voidaan minimoida kuudesta kahteen - pyyntöön ja hyväksyntään.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä GDPR-valmius on laatuleima, jota voit käyttää monissa yhteyksissä - eikä vähiten kilpailukeinona.

 

Webinaari

Tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden hallinta Microsoft 365:ssä

Maksuton koulutus Microsoft 365:n ylläpitäjille. Varmista, että organisaatiollasi on oikea tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustaso Microsoft 365:n avulla.

Lue lisää
Ilmainen Microsoft 365 -ympäristön tietoturva-analyysi

Hanki konkreettisia ja käytännöllisiä vinkkejä siitä, miten voit suojata organisaatiosi paremmin!

Lue lisää ja varaa

Kirjoittanut:

Martin Liljenberg

CTO

martin.liljenberg@upheads.se