Missä vaiheessa olette vuoden 2026 IT-strategianne kanssa?

1. Onko teillä käytössä asianmukaiset suojatoimenpiteet?

Tietoturva ei ole asia, joka saadaan valmiiksi kerralla. Uudet käyttäjät, laitteet, toimintatavat ja palvelut muuttavat olosuhteita jatkuvasti.

Tarkistakaa siis, millainen tilanne on tällä hetkellä. Onko monivaiheinen todennus ja turvalliset kirjautumistavat käytössä? Onko oikeilla henkilöillä pääsy oikeisiin tietoihin? Ovatko tietokoneet ja mobiililaitteet ajan tasalla ja hallinnassa? Ja onko varmuuskopiointi, verkko ja valvonta hallinnassa?

Tärkeää ei ole pelkästään se, mitä tietoturvaratkaisuja teillä on, vaan se, että ne todella kattavat sen ympäristön, jota käytätte tällä hetkellä.

2. Maksatteko vain siitä, mitä todella käytätte?

Microsoft 365 -ympäristö muuttuu vuoden aikana usein enemmän kuin luulisi. Työntekijöitä tulee ja lähtee, tarpeet muuttuvat ja uusia palveluita lisätään.

Siksi syksy on hyvä hetki käydä läpi lisenssit ja käyttäjätilit. Onko vanhoja tilejä vielä jäljellä? Maksatteko lisensseistä tai toiminnoista, joita kukaan ei käytä? Vai puuttuuko työntekijöiltä toimintoja, jotka sisältyvät jo toiseen lisenssiin?

Katsaus voi sekä vähentää tarpeettomia kustannuksia että varmistaa, että saatte enemmän irti siitä, mistä jo maksatte.

3. Onko Microsoft 365:n tiedot järjestyksessä?

”Se on varmaan jossain Teamsissa.”

Tuntuuko tämä tutulta? Kun Teamsia, SharePointia ja OneDrivea on käytetty jonkin aikaa, tiedot alkavat helposti hajautua moniin eri paikkoihin. Uusia tiimejä luodaan, vanhat kansiot jäävät käyttöön ja käyttöoikeudet säilyvät pidempään kuin niiden pitäisi.

Hyvä rakenne ei tarkoita pelkästään sitä, että työntekijöiden on helpompi löytää oikeat tiedot. Se on yhä tärkeämpää myös silloin, kun tekoälyä käytetään Microsoft 365:ssä. Copilot perustuu tietoihin ja käyttöoikeuksiin, jotka ovat jo olemassa organisaation ympäristössä. Siksi tietojen järjestys, käyttöoikeudet ja jakaminen muodostavat tärkeän osan perustasta, jolla tekoälyä voidaan käyttää turvallisesti ja hyödyllisesti.

4. Ovatko tekoälysuunnitelmat muuttuneet pelkäksi suunnitelmiksi?

Vuosi 2026 saattaisi olla se vuosi, jolloin alatte käyttää tekoälyä tosissanne. Mutta kuinka pitkälle olette päässeet?

Ehkä jotkut työntekijät käyttävät jo Copilotia, kun taas toiset miettivät vielä, mihin sitä voisi käyttää. Tai ehkä olette kokeilleet erilaisia tekoälytyökaluja, mutta teillä ei ole yhteisiä ohjeita siitä, miten niitä saa käyttää ja mitä tietoja voidaan jakaa.

Seuraavan askeleen ei tarvitse olla mittava tekoälyhanke. Aloittakaa tunnistamalla muutamia konkreettisia työtehtäviä, joissa tekoäly voi tuoda lisäarvoa, varmistakaa, että tietonne ja käyttöoikeutenne ovat kunnossa, ja luokaa yhteiset puitteet tekoälyn käytölle. Silloin on helpompi siirtyä yksittäisistä kokeiluista todelliseen hyötyyn liiketoiminnassa.

5. Tukeehan IT-osastonne sitä, mitä haluatte tehdä jatkossa?

Ehkä tärkein kysymys on myös yksinkertaisin: auttaako IT-järjestelmänne teitä saavuttamaan liiketoiminnan tavoitteet?

Mieti, mitä on odotettavissa loppuvuoden aikana ja ensi vuoden alussa. Aiotteko kasvaa, rekrytoida, avata uuden toimiston, tehostaa toimintatapoja vai ottaa tekoälyä laajemmin käyttöön?

IT-strategian on oltava yhdenmukainen näiden suunnitelmien kanssa. Teknologian ei tule olla erillinen, liiketoiminnan ulkopuolella toteutettava hanke, vaan sen on luotava oikeat edellytykset sille, mitä todella haluatte saavuttaa.

Kuinka monta pystyitte merkitsemään?

Teidän ei tarvitse ehtiä uudistaa koko IT-ympäristöä ennen vuoden loppua. On kuitenkin hyvä tietää, missä vaiheessa olette ja mitkä alueet tulisi asettaa etusijalle.

Nyt tehty katsaus voi antaa teille selkeämmän kuvan nykytilanteesta ja konkreettisen suunnitelman loppuvuodelle, sen sijaan että samat asiat siirtyisivät ensi vuoden tehtävälistalle.