7 vinkkiä IT-osastolle: Kuinka tulla merkityksellisemmäksi organisaatiossa

IT-osaston rooli on muuttunut

Kaukana ovat ne ajat, jolloin IT-osaston päätyö oli tietokoneiden korjailu, palvelimien tilaaminen ja suorituskyvyn laskeminen. Kun suuri osa teknologiasta on siirtynyt pilvipalveluihin, IT-osaston tehtävänä on ollut itse palveluiden jalostaminen ja toimiminen siltana teknologian ja johdon välillä. Tietotekniikkaa ei enää pidetä kustannuseränä, vaan siitä on tullut luonnollinen osa liiketoimintasuunnitelmaa.

Nykyaikaisen tietotekniikkaosaston odotetaan työskentelevän lähellä liiketoimintaa ja toimivan ennakoivasti organisaation prosessien tukemiseksi. Tärkeä osa tätä työtä on tunnistaa organisaatiossa olevat pullonkaulat ja kartoittaa, miltä työprosessit näyttävät, jotta näitä prosesseja voidaan haastaa ja parantaa. Microsoft 365:ssä on useita työkaluja automatisoitujen virtojen luomiseen. Voit esimerkiksi rakentaa helppokäyttöisiä ja intuitiivisia sovelluksia projektinhallintaan, työajanseurantaan, asiakastyytyväisyyslomakkeisiin, henkilöstöhallintoon, poissaolojen hallintaan ja lomapyyntöihin. Itse asiassa taivas on rajana, ja monissa tapauksissa sinun ei tarvitse edes kirjoittaa koodia.

Miten pääset alkuun ja mitä sinun pitäisi ottaa huomioon? Tässä seitsemän käytännön vinkkiä.

1. Hanki apua joltakulta, joka voi näyttää sinulle tietä.

Teknologia kehittyy nopeasti, ja tietotekniikan johtajana on nykyään mahdotonta pysyä perässä ja pysyä ajan tasalla kaikilla tietotekniikan osa-alueilla. Microsoft julkaisee jatkuvasti päivityksiä ja uusia ominaisuuksia pilvialustaansa. Jotta pysyisit kärryillä siitä, mitä ominaisuuksia on tulossa ja mitä ne voivat tarkoittaa organisaatiollesi, tarvitset jonkun, joka näyttää sinulle tietä. Siksi sinun kannattaa valita IT-palveluntarjoaja, joka tuntee alustan läpikotaisin, mutta joka ymmärtää myös prosessisi ja organisaatiosi haasteet.

2. ajattele ensin - tee sitten

On helppo tehdä mahtipontisia suunnitelmia ja edetä sitten liian nopeasti. Siksi on tärkeää muistaa, että toteutus on vain pieni osa ja että suuri osa työstä on suunnittelussa. Ennen kuin alat tarkastella tietyn palvelun tiettyjä asetuksia, tee etenemissuunnitelma siitä, miten haluat työskennellä alustan kanssa sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Pyydä kumppanisi apua, jotta sinulla on selkeä strategia, kun aloitat.

3. Ota koko organisaatio mukaan

Tietotekniikkaosasto ei voi enää toimia erillään muusta organisaatiosta. Sen sijaan sen on otettava mukaan organisaation muut osat ja työskenneltävä poikkitoiminnallisesti. Jos henkilöstöosasto ryhtyy toteuttamaan hanketta, sen on itse pystyttävä edistämään ja osallistumaan aktiivisesti käynnissä olevaan työhön. Muuten sisäiset prosessit muuttuvat helposti edelleen, mutta luotu ratkaisu pysyy paikallaan. Seurauksena on, että sitä ei käytetä.

4. Hyvän yhteistyöilmapiirin luominen organisaatioon

Kun organisaation muut osat näkevät tuottavuuden lisääntymismahdollisuudet, ne voivat olla hieman liian innokkaita, ja on tärkeää, että tietotekniikkaosasto on laatinut hyvät ja selkeät suuntaviivat. Tässä vaiheessa monista saattaa tuntua, että tietotekniikkaosasto hidastaa hankkeita. Siksi on tärkeää ylläpitää vuoropuhelua ja luoda hyvä yhteisymmärrys IT:n ja muun liiketoiminnan välille.

5. Vältä koodia ja monimutkaisia riippuvuuksia.

Nykypäivän IT-osaston on toimittava nopeasti ja ketterästi. Jotta tämä olisi mahdollista, on hyvä välttää koodia ja monimutkaisia riippuvuuksia mahdollisimman paljon. Joskus on parempi löytää ratkaisu, joka sopii 80-prosenttisesti ja mukauttaa prosesseja 20-prosenttisesti kuin mukauttaa ratkaisu monimutkaisen koodin avulla. Räätälöidyn koodin riski on, että et ehkä pysty hyödyntämään päivityksiä ja uusia toimintoja myöhemmin.

6. Aloita helpoista voitoista

On helppo aloittaa liian suurista lähtökohdista. Sen sijaan, että yrittäisit tehdä kaiken kerralla, kannattaa ehkä aloittaa helpoista voitoista. Eli pienistä prosesseista, jotka on helppo automatisoida. Seuraavassa vaiheessa voit kehittää näitä edelleen ja antaa projektien kasvaa.

7. Hyväksy se tosiasia, ettet koskaan pääse loppuun.

Aikaisemmin IT-osasto sai hankkeen valmiiksi ja jätti sen sitten rauhaan, kunnes oli uuden investoinnin aika. Nykyään, kun teknologia on jo vanhaa, kun se otetaan käyttöön, on tärkeää parantaa jatkuvasti ja löytää uusia prosesseja, joiden avulla työskennellä. Jos sinä IT-päällikkönä tai IT-päällikkönä pystyt ajamaan liiketoimintaprosesseja ja osoittamaan, että IT-osasto voi olla mukana, sinusta tulee nopeasti organisaation tähti.