7 tips til it-afdelingen: Sådan bliver du mere relevant i organisationen

IT-afdelingens rolle har ændret sig

De dage er for længst forbi, hvor IT-afdelingens vigtigste opgave var at rode med computere, bestille servere og beregne ydeevne. Efterhånden som meget af teknologien er flyttet til skyen, er IT-afdelingens rolle blevet at forfine selve tjenesterne og fungere som en bro mellem teknologi og ledelse. IT er gået fra at blive set som en omkostningspost til at blive en naturlig del af forretningsplanen.

Den moderne it-afdeling forventes at arbejde tæt på forretningen og arbejde proaktivt for at understøtte organisationens processer. En vigtig del af dette arbejde er at identificere de flaskehalse, der findes i organisationen, og kortlægge, hvordan arbejdsprocesserne ser ud, for at kunne udfordre og forbedre disse processer. I Microsoft 365 er der flere værktøjer til at skabe automatiserede flows. Du kan f.eks. bygge brugervenlige og intuitive apps til projektstyring, tidsregistrering, kundetilfredshedsformularer, HR-administration, fraværsstyring og ferieanmodninger. Faktisk er der ingen grænser, og i mange tilfælde behøver du ikke engang at skrive nogen kode.

Hvordan kommer du i gang, og hvad skal du overveje? Her er syv praktiske tips.

1. Få hjælp fra nogen, der kan vise dig vejen.

Teknologien bevæger sig hurtigt, og som IT-chef er det efterhånden umuligt at følge med og holde sig opdateret inden for alle områder af IT. Microsoft frigiver konstant opdateringer og nye funktioner til sin cloud-platform. For at holde styr på, hvilke funktioner der kommer, og hvad de kan betyde for din organisation, har du brug for nogen, der kan vise dig vejen. Derfor bør du vælge en IT-leverandør, der kender platformen ud og ind, men som også forstår dine processer og din organisations udfordringer.

2. Tænk først - gør derefter

Det er nemt at lægge storslåede planer og så gå for hurtigt frem. Derfor er det vigtigt at huske, at udførelsen kun er en lille del, og at meget af arbejdet ligger i planlægningen. Før du begynder at se på specifikke indstillinger i en bestemt tjeneste, skal du lave en køreplan for, hvordan du vil arbejde med platformen på både kort og lang sigt. Få hjælp fra din partner, så du har en klar strategi, når du går i gang.

3. Involver hele organisationen

IT-afdelingen kan ikke længere arbejde isoleret fra resten af organisationen. I stedet skal den involvere andre dele af organisationen og arbejde tværfunktionelt. Hvis HR-afdelingen skal gennemføre et projekt, skal de selv være i stand til at drive og være aktive i det igangværende arbejde. Ellers er det let, at de interne processer fortsætter med at ændre sig, mens den løsning, man har skabt, står stille. Resultatet er, at den ikke bliver brugt.

4. at skabe et godt samarbejdsklima i organisationen

Når andre dele af organisationen ser potentialet for øget produktivitet, kan de blive lidt for ivrige, og det er vigtigt, at IT-afdelingen har opstillet gode og klare retningslinjer. I denne fase kan mange føle, at IT-afdelingen bremser projekterne. Derfor er det vigtigt at opretholde en dialog og skabe en god forståelse mellem IT og resten af forretningen.

5. Undgå kode og komplekse afhængigheder

Nutidens IT-afdeling skal arbejde hurtigt og agilt. For at gøre det muligt er det en god idé at undgå kode og komplekse afhængigheder så meget som muligt. Nogle gange er det bedre at finde en løsning, der passer dig 80% og tilpasse dine processer 20% end at tilpasse løsningen ved hjælp af kompleks kode. Risikoen ved brugerdefineret kode er, at du måske ikke kan drage fordel af opdateringer og ny funktionalitet senere.

6. Start med de nemme sejre

Det er nemt at starte for stort. Så i stedet for at forsøge at gøre alt på én gang, kan det være en god idé at starte med de nemme gevinster. Det vil sige små processer, som er nemme at automatisere. I næste fase kan du videreudvikle disse og lade projekterne vokse.

7. Forson dig med det faktum, at du aldrig bliver færdig.

Før i tiden afsluttede IT-afdelingen et projekt og lod det så ligge, indtil det var tid til en ny investering. I dag, hvor teknologien allerede er gammel, når den lanceres, er det vigtigt hele tiden at forbedre og finde nye processer at arbejde med. Hvis du som IT-chef eller IT-manager kan drive forretningsprocesserne og vise, at IT-afdelingen kan være med, bliver du hurtigt en stjerne i organisationen.