Ovatko henkilöstötiedot oikein?

Miksi henkilöstötiedot vanhenevat

Monissa organisaatioissa samoja tietoja käsitellään useissa eri paikoissa. Ongelmana on, että vaikka tavoitteena olisikin pitää tiedot ajan tasalla kaikkialla, se on lopulta harvoin mahdollista. Tämän seurauksena työntekijätiedot ovat usein epätäydellisiä tai vanhentuneita viimeisimmän päivityksen jälkeen, sillä uusia työntekijöitä on saatettu palkata, vanhoja työntekijöitä on saatettu jättää tai työntekijät ovat saattaneet vaihtaa paikkaa yrityksessä.

Toiminnoissamme käytössä olevat organisaatiokaaviot ovat siksi monissa tapauksissa vanhentuneita, koska tämäntyyppinen päivittäminen ei ole ensisijaisen tärkeää. Niitä ei ehkä pidetä "liiketoimintakriittisinä" eikä niitä myöskään käytetä päivittäin. Voit yksinkertaisesti "odottaa vähän" päivityksen tekemistä.

Lisäksi suuremmissa organisaatioissa vastuu tietojen ajan tasalla pitämisestä on usein eri työntekijöillä organisaation eri osissa. Muutokset seuraavat usein prosessiketjua, jossa kaikki eivät saa tietoa muutoksista samanaikaisesti. Sen sijaan tietoa jaetaan eri tasoilla organisaatiomuutoksen eri vaiheissa.

Miksi henkilöstötiedot on pidettävä ajan tasalla?

Miksi on niin tärkeää pitää työntekijätiedot ajan tasalla? Työntekijöiden on voitava luottaa siihen, että tiedot, jotka ovat saatavilla rekistereissä, ovat paikkansapitäviä. Jos he eivät luota tietoihin, he valitsevat vaihtoehtoisia tapoja löytää oikeat tiedot. Jotkut saattavat jopa perustaa omia rekistereitään, kuten yhteystietoja, jotka ovat paikallisesti työpöydällä paritettuina. Tämä on hankalaa, koska uusi yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa entistä suurempia vaatimuksia organisaatiossa liikkuvien henkilötietojen valvonnalle.

Uuden työntekijän kannalta ajantasaisen tiedon puute on ongelmallista myös muilla tavoin. Uutena työntekijänä uudessa yrityksessä on tärkeää, että saat helposti yleiskuvan organisaatiosta ja siitä, mitkä työntekijät kuuluvat kuhunkin osaan. Oikeiden tietojen on oltava helposti saatavilla, jotta uusi työntekijä voi navigoida organisaatiossa mutkattomasti.

Päivitä kaikki henkilöstön tiedot kaikkialla ja samanaikaisesti Microsoft 365:n avulla.

Yksi ongelmista on siis se, että jos työntekijän tiedot päivitetään yhdessä paikassa, muutokset eivät tapahdu muualla. Tämä johtaa virheisiin ja sekaannuksiin, ja on myös aikaa vievää päivittää samoja tietoja monessa eri paikassa. Hallinnollista prosessia voidaan siis virtaviivaistaa huomattavasti.

Microsoft 365:ssä kuhunkin käyttäjään liittyy niin paljon tietoja, että käyttäjäprofiilia tarkastelemalla saa usein selkeän käsityksen siitä, millainen työntekijän rooli on. Jos henkilöstön tietoihin tehdään päivityksiä, ne näkyvät kaikkialla samaan aikaan, ne on koottu yhteen paikkaan ja niihin pääsee käsiksi Teams-näkymästä. Toisin sanoen sinun ei tarvitse koskaan poistua työtilasta päästäksesi käsiksi henkilöstön tietoihin:

Se, että henkilöstön tiedot perustuvat Microsoft 365:een, tuo mukanaan useita etuja:

• Saat käyttöön samat tiedot henkilöstöstäsi, missä ikinä oletkin ja missä yhteydessä niitä tarvitsetkin.
• Tiedot ovat luotettavia ja ajantasaisia
• Tiedot kerätään yhteen paikkaan
• Päivitykset vaikuttavat kaikkialla
• Säästät aikaa vähentämällä hallinnointia - tiedot päivitetään yhdessä paikassa.

WeSafe auttaa sinua käyttämään Microsoft 365:tä niin, että kaikki henkilöstöä koskevat tiedot päivittyvät välittömästi kaikille käyttäjille kaikkialla ympäristössäsi. Haluatko tietää miten? Ota meihin yhteyttä!