Ny app i Microsoft 365 for løpende kontroller og overvåkning

Fra papir og blyant til digital rapportering

Systematisk brannsikring er lovpålagt i henhold til lov om vern mot ulykker, og det endelige ansvaret ligger hos huseieren. Derfor må det utføres regelmessige kontroller - månedlig eller kvartalsvis.

Ved kontroll av brannvernutstyrets funksjon må det utarbeides en fullstendig protokoll med eventuelle feil og mangler som skal kunne fremlegges for tilsynsmyndigheten. Denne protokollføringen har tidligere i stor grad foregått med penn og papir, og deretter manuelt ført inn i for eksempel et Excel-dokument. For de ansatte i felten vil en mobil løsning, spesielt tilpasset systematisk kontroll av brannvernutstyr, derfor innebære en betydelig effektivisering av arbeidet.

Tak & Brandskydd AB tilbyr funksjonskontroll, service, reparasjon og utskifting av brannvernutstyr for eiendomsselskaper og enkelte borettslag. Ved valg av system for registrering og rapportering av brannverninspeksjoner falt valget på WeSafe.

Mobilitet i fokus

I samråd med Tak & Brandskydd utviklet WeSafe en løsning som i utgangspunktet fungerer som en app med en sjekkliste der inspektøren krysser av for de ulike sjekkpunktene og deretter sender protokollen til den ansvarlige for eiendommen. Appen fungerer på datamaskiner, mobiltelefoner og nettbrett og inneholder også kart som gjør det enkelt å finne de ulike kontrollpunktene i eiendommene. Mobilitet er avgjørende fordi det gir en ny mulighet til å gjennomføre og registrere inspeksjoner når som helst og hvor som helst. Det eliminerer et administrativt trinn ved å fjerne behovet for å registrere på papir og deretter legge inn notatene i et system. I stedet legger du inn dataene direkte i appen.

Løsningen er imidlertid mer enn bare sjekklisten i appen. I porteføljer med et stort antall eiendommer er det som regel forskjellige personer som utfører kontroller for ulike eiendommer, og da blir det ekstra viktig å enkelt kunne samle og organisere dataene sentralt. På denne måten får du som eiendomsforvalter et helikopterbilde av hvilke kontroller som er utført og hvilke mangler som er avdekket i hele eiendomsporteføljen. Den som utfører kontrollene, får påminnelser hver gang det er på tide å gjennomføre nye kontroller.

- Nå jobber vi helt mobilt, og takket være kontrollene faller ingenting, eller i hvert fall færre oppgaver, mellom to stoler. Eiendomsforvalterne får en veldig god oversikt og føler at de har bedre kontroll, men også at det er lettere å planlegge hva som skal gjøres fremover, sier Martin Berggren i Tak & Brandskydd.

Løsningen fungerer også som en samarbeidsportal mellom Tak & Brandskydd og deres kunder, der all brukeradministrasjon foregår.

Dynamisk samarbeid for brukervennlig løsning uten kode

Bygging av kundetilpassede løsninger har lenge vært basert på en modell der kunden sender inn en streng kravspesifikasjon, som leverandøren deretter presenterer et ferdig produkt basert på. Samarbeidet mellom WeSafe og Tak & Brandskydd har i stedet vært svært dynamisk, og endringer har blitt gjort i iterasjoner med hyppige gjennomganger. På denne måten er det lettere å gjøre endringer med en gang i stedet for å vente til man er "klar", da endringer kan velte store deler av det tidligere arbeidet.

Løsningen er en såkalt kodefri løsning Det betyr kort sagt at i stedet for å bygge en løsning fra bunnen av, har du allerede hele, eller i det minste en stor del av koden, innebygd i plattformen. Fokuset i no-code-arbeidet ligger derfor mer på å forstå prosessen du skal støtte, og deretter finne og designe den riktige løsningen i plattformen, i stedet for å finne opp hjulet på nytt med ny kode. Løsningen er utviklet i skytjenesten Microsoft 365, og WeSafe har i tett og dynamisk samarbeid hjulpet Tak & Brandskydd med å gjenskape de kundespesifikke prosessene i app-format. Det tette samarbeidet har også gjort det mulig å ferdigstille appen raskere og utvikle den med et tydelig fokus på brukervennlighet.

Vinn-vinn

Tak & Brandskydd kan nå tilby appen som en tjeneste til sine kunder, noe som skaper en vinn-vinn-situasjon:

- Kundene får en enklere administrasjon av sine styringer, og vi genererer flere forretningsmuligheter i form av funksjonelle styringer, service, reparasjon og utskifting av utstyr", avslutter Martin Berggren.

Flere kunder har allerede kjøpt tjenesten fra Tak & Brandskydd, og interessen er stor ettersom mange lenge har ønsket å forenkle prosessen med brannverninspeksjoner.

Har din organisasjon en lignende utfordring med gjentatte kontroller og løpende rapportering? Kontakt oss, så forteller vi mer om hvordan vi kan hjelpe deg!