Slik forenkler du administrasjonen i HR-modulen i Microsoft 365

GDPR-sikre medarbeiderdataene dine i HR-modulen

At den samme informasjonen om de ansatte lagres i flere ulike systemer, kan skape problemer når kravene til behandling av personopplysninger skjerpes med innføringen av det nye GDPR-regelverket. Fordelen med Microsofts løsning er at all informasjon hentes fra ett og samme sted - nemlig brukerens konto i Office 365. En annen stor fordel i et GDPR-perspektiv er at når all denne informasjonen samles på denne måten, blir den også søkbar og dermed mer håndterbar.

Forenklet administrasjon ved rekruttering

En nyansettelse innebærer vanligvis mye papirarbeid og innsamling av en rekke personopplysninger om den ansatte. HR-modulen i Microsoft 365 skaper en streng prosess for innsamling av informasjon under rekrutteringen, der alle data samles på ett sted. Når informasjonen oppdateres, gjenspeiles den overalt hvor den brukes.

Den nyansatte fyller ut informasjonen i et skjema som lagres i Sharepoint, som er en del av Office 365. HR og den nyansattes nærmeste leder får beskjed om at informasjonen er tilgjengelig. Denne digitale informasjonsinnhentingen eliminerer mange trinn i den ofte manuelle prosessen, ettersom skjemaene ikke først må fylles ut av den nyansatte og deretter sendes til lederen, som i sin tur sender dem videre til HR og så videre. I stedet behandles den samme informasjonen ved ulike anledninger, av ulike deler av organisasjonen - men med bruk av de samme dataene.

HR-modulen inneholder en mal for informasjonen som trengs i arbeidsavtalen. Informasjonen hentes automatisk fra dataskjemaet som den nyansatte allerede har fylt ut. Filen lagres under HR i personalmappen og er søkbar i SharePoint for autoriserte brukere.

Automatiserte prosesser for forberedelse av nyansettelser

Det er mange forberedelser som må gjøres før den nyansatte kommer - nøkler, parkeringsplass, datamaskin, telefon osv. Informasjon om den nyansatte må derfor distribueres til de ulike avdelingene slik at de kan forberede alt før vedkommende kommer. IT trenger noe informasjon, linjeleder noe annet og resepsjonen noe tredje. Til dette finnes det en sjekkliste i HR-modulen som er knyttet til en automatisert flyt av ulike hendelser.

Når HR mottar ansettelseskontrakten, starter de sjekklistekjeden, og riktig informasjon distribueres til riktig avdeling i organisasjonen. Det sendes også ut automatiske påminnelser hvis deler av sjekklisten ikke er ferdigstilt innen en viss frist. Dette sikrer at alt er forberedt og klart i god tid før den nyansatte begynner.

Digitalt introduksjonsprogram i HR-modulen

Når den nye medarbeideren er på plass, er det viktig å ha en gjennomtenkt innlemmelsesprosess som starter på første arbeidsdag. Den nyansatte har mange oppgaver å utføre og mye informasjon å sette seg inn i - lære seg å navigere i personalhåndboken, laste opp et profilbilde til intranettet, sende en melding til alle om at han/hun har begynt, og så videre. For alle disse oppgavene finnes det en app der oppgavene er samlet, i tillegg til lenker og informasjon om hvor du finner informasjon for ulike deler av organisasjonen. Her finner du blant annet en lenke til personalhåndboken, opplæringsprogrammer, policyer, en frisklivsside og en lenke til gruppen der personen skal jobbe. Som et digitalt introduksjonsprogram for den nyansatte.

HR-modulen i Microsoft 365 - ingen "one size fits all"-løsning

Microsofts HR-modul kan best beskrives som en portal for håndtering av ulike HR-relaterte spørsmål i mellomstore og store organisasjoner. Appene og funksjonene er utviklet for å forenkle prosesser og administrasjon knyttet til de ansatte. HR-modulen består dels av informasjon og funksjoner som de ansatte ser og har tilgang til - klassisk intranettfunksjonalitet. Dels av de funksjonene som HR administrerer og som resten av personalet ikke har tilgang til. Den kan tilpasses og brukes i henhold til organisasjonens individuelle behov og er ikke en "one size fits all"-løsning.

HR-modulen illustrerer for organisasjonen hvilken informasjon om de ansatte de faktisk trenger å ha oversikt over, og sørger for at alle vet hvem som har ansvar for hva. Dette for å etablere rutiner slik at de ulike oppgavene faktisk blir utført. HR-modulen inneholder ferdige prosesser og verktøy for oppfølging.

Autorisasjonen kan segmenteres slik at visse opplysninger bare er tilgjengelige for en bestemt gruppe. Brukerne får bare tilgang til den informasjonen de trenger, og ikke noe annet - det GDPR kaller innebygd personvern.

Hvis du vil vite mer om hvordan du kan forenkle HR-arbeidet ditt i Microsoft 365 - ta kontakt, så forteller vi mer!