Slik oppretter du en prosess med Microsoft 365-verktøy

Noen prosesser fungerer bedre og noen fungerer dårligere. Slik er det i alle organisasjoner. I dette blogginnlegget fokuserer vi på dem som ikke fungerer like godt, og hvordan du enkelt kan effektivisere dem ved hjelp av de innebygde verktøyene i Microsoft 365.

Når man bygger en prosess i Microsoft 365, er målet en brukervennlig app som tar brukeren gjennom hele prosessen på en enkel og intuitiv måte. Med en veldefinert prosess og en tilpasset app trenger brukeren aldri å spørre hva han eller hun skal gjøre videre. Det kan bare gjøres på én måte, og man går bare videre til neste trinn når det forrige er fullført.

Fordelene med å bygge apper for prosessene dine er mange:

• Standardisering - Du sørger for at alle i virksomheten gjør ting på samme måte.
• Sikkerhet - Ved å bygge en app som er tilpasset en bestemt oppgave, reduseres risikoen for å gjøre feil.
• Fleksibilitet - Du kan enkelt tilpasse trinnene og gjøre endringer etter hvert som prosessene endres.
• Brukervennlighet - Ved kun å presentere den informasjonen og de valgene som kreves for oppgaven, kan verktøyet brukes av ansatte med mindre datakunnskaper.

Hvilke prosesser kan effektiviseres?

Det er ingen grenser for hvor enkle eller kompliserte prosesser du kan bygge på denne måten. Du kan bygge en feriesøknadsapp, men du kan også bygge en flyt som tar deg gjennom hele HR-prosessen, fra rekruttering til offboarding. Et tips er å begynne med prosesser som fungerer dårlig og krever mye manuelt arbeid. Hvis du fortsatt har prosesser som krever papir og blyant, bør du absolutt vurdere å ta dem først!

Alternativet til å bygge egne apper i Microsoft 365 er å kjøpe ferdige løsninger. Fordelen med tradisjonelle innkjøpte løsninger er at du slipper å bruke tid på å kartlegge og definere prosessene dine. Ulempen er at du sannsynligvis ender opp med en løsning som ikke passer deg helt, og som er vanskeligere å endre i etterkant.

La oss bygge en app for kontraktsadministrasjon

For å illustrere hva vi mener med å bygge en prosess i Microsoft 365, kan vi se på hvordan en app for kontraktsadministrasjon kan fungere. Dette er noe vi ser at mange bedrifter har behov for. Det kan også være en vanskelig nøtt å knekke fordi det finnes mange ulike typer kontrakter og mange involverte.

I appen ønsker vi at de ansatte skal kunne laste opp kontraktene sine med alle nødvendige opplysninger. Deretter vil vi at det skal genereres automatiske påminnelser når kontrakten er i ferd med å utløpe.

Verktøyene vi bruker for å bygge opp prosessen, er Power Apps, Sharepoint og Power Automate (tidligere Microsoft Flow).

Vi bygger appen i Microsoft Apps

Appen er bygget i Power Apps, dvs. i det brukergrensesnittet som sluttbrukeren møter. Appen brukes for å gjøre det enkelt, intuitivt og prosessorientert. Dataene hentes fra og sendes til en datakilde, for eksempel en Sharepoint-liste.

Dette er hva som skjer i Kontrakter-appen: Brukeren får opp et dokumentbibliotek med ulike kontraktstyper. Hvilke som vises, avhenger av hvilke rettigheter brukeren har. Appen brukes til å laste opp kontrakten sammen med informasjon om når kontrakten utløper, hvem som er ansvarlig og når det skal genereres en påminnelse. Ved å kreve at kontraktsnummeret har riktig antall sifre og at alle felter er fylt ut, reduseres risikoen for feil.

Alle data lagres i Sharepoint

Sharepoint er selve biblioteket der dataene lagres sammen med attributtene.

Dette er hva som skjer i kontraktsappen: Sharepoint-listen lagrer kontraktene sammen med informasjonen som brukeren har lagt inn. Hvis du har en administrativ rolle og trenger å se hele bildet, kan du jobbe med egne visninger, for eksempel for å se alle kontrakter som utløper i løpet av et år.

Automatisering og utløsere innebygd i Power Automate

Power Automate, tidligere kalt Microsoft Flow, er automatiseringsmotoren som kobler sammen de ulike delene og får dem til å samhandle. Det er også her du setter opp betingelser/forretningslogikk for prosessene dine og kan bygge avanserte godkjenninger med mer.

Hva skjer i kontraktsappen: Når brukeren har lagt inn en kontrakt i appen, begynner Power Automate å jobbe i kulissene. Power Automate legger til påminnelser i eierens kalender og setter rettigheter basert på det som er lagt inn i appen.

Det kan ikke være vanskeligere å bygge en app for kontraktsadministrasjon. Vil du vite mer om hvordan du kan bruke de innebygde verktøyene i Microsoft 365 til å utvikle prosesser?

Kontakt oss hvis du vil vite mer.