Nøkkelen til vellykkede IT-prosjekter: Engasjerte medarbeidere

Fra statiske til dynamiske IT-løsninger

Tidligere har tekniske systemer hatt begrensede muligheter for tilpasning. IT har hatt ansvaret for relativt statiske løsninger og har derfor ikke behøvd å involvere brukerne annet enn gjennom eventuelle opplæringsprogrammer. I stedet har utgangspunktet ofte vært på toppnivå, der for eksempel ledergruppen har vært den viktigste kilden til krav.

Takket være skytjenester som Microsoft 365 er det mulig å tilpasse teknologien dynamisk til virksomhetens behov. Det kan være uvant å involvere alle brukerne i prosessen med å utforme løsninger. Mange ganger kan man også være redd for at prosjektet vil trekke ut i tid hvis for mange involveres. Men uten at prosjektet drives nedenfra, med hjelp fra de ansatte, er det dessverre dømt til å mislykkes.

Hva får jeg ut av det?

En viktig del av det å utnytte ny teknologi er å se problemene i eksisterende prosesser og tilrettelegge for dem ved hjelp av teknologiske verktøy. Men uten genuin innsikt i de faktiske utfordringene de ansatte står overfor, vil ny teknologi aldri kunne gi de riktige løsningene. Og behovene vil heller aldri bli forstått hvis medarbeiderne ikke engasjeres og involveres i utformingen av løsningene.

I tillegg må de ansatte være klar over hvorfor de velger å endre arbeidsmåten sin ved hjelp av ny teknologi, og hva de får ut av endringen. Ellers er det stor risiko for at den nye løsningen ikke blir brukt så mye som ønsket - eller til og med på riktig måte. I verste fall kan de ansatte til og med bli fiendtlig innstilt og finne egne løsninger utenfor bedriftens IT-plattform - såkalt skygge-IT - for å bøte på mangelfulle prosesser og arbeidsmetoder. På denne måten havner bedriftsinformasjon utenfor bedriftens IT-miljø, noe som setter IT-sikkerheten i fare og, når det gjelder personopplysninger, også er i strid med GDPR.

Tips: Slik engasjerer du medarbeiderne dine

For at dynamiske IT-løsninger skal være effektive, må brukerne holde dem i live, noe som igjen krever at de ansatte er engasjerte og involvert i innføringen av nye digitale arbeidsmetoder. Det finnes mange måter å engasjere de ansatte på, og her er noen av våre tips:

• Begynn med å avholde en eller flere workshoper der de ansatte får mulighet til å si sin mening om hvordan arbeidet fungerer i dag og hvordan de ønsker at det skal fungere. Finn deretter muligheter til å utvikle nye, forbedrede måter å jobbe på ved hjelp av de nye digitale verktøyene. Du kan også arrangere interne konkurranser der det beste forbedringsforslaget vinner noe.
• Flytt viktige prosesser som engasjerer mange ansatte til det nye verktøyet, slik at de blir tvunget til å komme i gang og bruke det. Ferieplanlegging eller tidsregistrering, for eksempel.
• Ha ambassadører for verktøyet innenfor hver funksjon/avdeling. Ambassadøren bør være en engasjert medarbeider som er villig til å drive arbeidet fremover med hensyn til arbeidsgruppens spesifikke behov. Ambassadøren bør være mer en endringsleder enn en teknisk kyndig person - det viktige er å skape engasjement og endre atferd.
• Presenter informasjon om ny funksjonalitet i et forståelig og brukervennlig format - det vil si ikke for teknisk. Det viktige er å vise fordelene for brukeren på en tydelig måte.

Bevis på en vellykket IT-investering

Medarbeiderne er organisasjonens største ressurs. Det er de som til syvende og sist sørger for at de nye måtene å jobbe på faktisk blir implementert. For å lykkes med innføringen av en ny digital arbeidsform er det medarbeidernes innspill som først og fremst bør styre hvordan løsningene bygges opp. Det er de som virkelig vet hvor skoen trykker, hva som kan gjøres bedre og hvordan det daglige arbeidet kan forbedres gjennom smartere prosesser.

Først når medarbeiderne føler seg involvert og forstår fordelene med de nye verktøyene, får du avkastning på investeringen. Hvis alle er engasjerte, kan du også kontinuerlig optimalisere verktøyene gjennom iterative forbedringer. Engasjement er på en måte beviset på at implementeringen av et nytt verktøy virkelig har lykkes.

Vil du vite mer om hvordan WeSafe tenker rundt vellykkede IT-prosjekter? Ta gjerne kontakt med oss!