Når er det på tide å relansere Office 365 i din organisasjon?

Utnytter organisasjonen din Office 365 optimalt?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI... Mulighetene med Microsofts skyplattform og verktøyene som følger med lisensen, er nesten uendelige. Men hvis du ikke har gjort grunnarbeidet, er det lett å miste kontrollen.

Stadig flere bedrifter kommer til oss med en følelse av at de ikke jobber optimalt med Microsofts skyplattform. Det dreier seg først og fremst om større organisasjoner med mange ansatte. Det kan for eksempel mangle enhetlighet i hvordan tjenestene brukes og en klar plan for hvordan arbeidet skal drives fremover. Noen tjenester lever sitt eget liv, mens andre tjenester ikke brukes som forutsatt. I en slik situasjon kan det være et poeng å starte på nytt og begynne på nytt.

Dette er noen av tegnene på at en relansering av Office 365 i din organisasjon kan være på sin plass:

• Personalet uttrykker at de ikke vet hvordan de skal arbeide med verktøyene.
• Du har ikke fått med deg virksomheten og brukerne. I stedet for å ta i bruk nye arbeidsmetoder fortsetter de å gjøre det de alltid har gjort.
• Det er usikkerhet om hvilke tjenester som skal brukes til hva.
• De ansatte føler seg overveldet av alle de nye tjenestene og funksjonene som lanseres.

La partneren din vise vei

Det første du bør gjøre, er å henvende deg til en partner som kan vise deg veien. Ellers er det fare for at du begynner å gjøre punktinnsatser uten å ha en klar plan. Lag et veikart for hvordan dere skal jobbe med Microsofts skyplattform på kort og lang sikt. Når planen er på plass, kan hver enkelt beslutning tas med tanke på helheten.

Eksempler på spørsmål som må avklares er:

• Hvilke tjenester som skal brukes til hva.
• Hvordan du vil jobbe med tjenestene og hvorfor.
• Hvordan dele dokumenter internt og eksternt.
• Hvordan navngivningsstandardene bør være.
• Hvem som har rett til å gjøre hva.
• Hvordan samarbeidet mellom IT og resten av organisasjonen bør fungere.

Det er viktig å ha et solid fundament, men du må ikke glemme at dette er et pågående arbeid. Derfor trenger du også en plan for hvordan prosjektet skal gå videre. Hvordan skal dere for eksempel holde dere oppdatert når Microsoft lanserer ny funksjonalitet? Også her kan IT-partneren spille en viktig rolle. En god partner bør holde seg oppdatert på hva som skjer i plattformen og kontinuerlig foreslå hvilke funksjoner som kan støtte organisasjonens prosesser.

Engasjer de ansatte

For at tjenestene skal bli en naturlig del av arbeidshverdagen, er det viktig å involvere og engasjere de ansatte. Uten en solid endringsprosess risikerer man at de ansatte fortsetter å gjøre det de alltid har gjort. Resultatet er at alle jobber på sin egen måte, noe som gjør det vanskelig å realisere den fulle verdien av tjenestene.

Opplæring er et viktig verktøy for å få de ansatte med på laget. Etter hvert som tjenestene endres og nye funksjoner lanseres hele tiden, er det ikke lenger nok å holde en opplæringsøkt hvert tredje år. I stedet må du finne en måte å lære opp de ansatte kontinuerlig på og gjøre det enkelt å finne oppdatert informasjon. Et godt tips er å bruke portaler der du legger ut informasjon og løpende opplæring om de ulike tjenestene.

For å sikre at prosjektene fortsetter å utvikle seg på en god måte, er det viktig å jobbe kontinuerlig med å følge opp og innhente tilbakemeldinger fra organisasjonen. På denne måten kan man finne ut hva som fungerer bra og hva som ikke fungerer, hvordan prosessene oppleves og om de ansatte ønsker mer opplæring. I dag er det også mulig å få verdifull statistikk over hvordan tjenestene brukes.

Fordelen er en mer effektiv organisasjon

Når tjenestene utnyttes bedre, blir hele virksomheten mer effektiv. Jo mer struktur det er, desto mindre tid trenger du å bruke, siden alle i organisasjonen allerede vet hvordan de skal jobbe. Det gjør også onboardingprosessen bedre, noe som igjen kan gjøre det lettere å tiltrekke seg ny arbeidskraft. Sist, men ikke minst, blir det lettere å ta informerte beslutninger og holde prosessene oppdatert. Forhåpentligvis er dette den siste nystarten du trenger.

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe deg med å komme i gang med Microsofts skytjenester? Kontakt oss her.