God administrasjon gjør det enklere for selskapet å administrere filer

For administratorer i organisasjoner som bruker Microsoft 365-plattformen, finnes det mange tips og tanker når det gjelder håndtering av filer og dokumenter. Disse tipsene er verdt å reflektere over for å skape et mer produktivt og sikkert arbeidsmiljø.

I webinaret vårt tar konsulentsjef Robert Veberg og Microsoft 365-konsulent Gustav Hallencreutz for seg et helt batteri av generelle innstillinger i plattformen, samt anbefalinger for hvordan du som administrator kan lette arbeidet for de ansatte og samtidig øke sikkerheten.

Gjennomtenkte innstillinger kommer alle til gode

Når filene flyttes til nettskyen, er det noen punkter som er gode å tenke på for deg som administrator. Vi har listet opp fem overordnede spørsmål som vi går gjennom i løpet av webinaret. Som du vil se, handler mye om hvordan din organisasjon fungerer, men det finnes også generelle tips som gjelder for alle som flytter til skyen.

1. Er nettverket klart? Med stadig flere som jobber i Teams, må nettverket kunne håndtere data som flyttes opp og ned. Dette belaster nettverket, så sørg for at det er oppdatert. Plattformen har et innebygd verktøy for å sikre nettverksytelsen.
2. Hvilke enheter bør de ansatte bruke? Når man jobber i skyen, kan alle jobbe fra hvilken som helst enhet. Som organisasjon må dere ta en strategisk beslutning om hvilke data som kan deles hvor. Det finnes også innebygde verktøy for å øke produktiviteten samtidig som sikkerheten ivaretas.
3. De ansatte kan jobbe produktivt og sikkert. Det skal for eksempel være enkelt å få tilgang til filer i SharePoint, men samtidig sikkert. En god balanse kan være å aktivere totrinnsverifisering når en bruker ber om tilgang hvis han eller hun jobber utenfor kontoret, mens det ikke er nødvendig hvis det gjøres fra kontornettverket. På denne måten forblir arbeidsopplevelsen sikker og produktiv.
4. Delingsstrategi. Tidligere ble filen lagt ved i en e-post, men nå skal de ansatte dele en lenke i stedet. Som IT-ansvarlig er det viktig å vite hvilke alternativer som er tilgjengelige og kommunisere dette til brukerne! I webinaret gir vi eksempler på ulike måter å gjøre det på.
5. Synkroniseringsstrategi. Du foretrekker å synkronisere bibliotekene du jobber med til daglig og ha dem tilgjengelige i utforskeren. Men hvis du har sensitive dokumenter og filer, kan det hende at de bare er tilgjengelige på nettet. Retningslinjene må være tydelige på hvordan man skal jobbe og hva som ikke kan synkroniseres.

Microsoft 365 administrasjonssenter

Det er mye informasjon tilgjengelig fra administrasjonssenteret, og det er verdt å bruke en time på å tilpasse den til dine behov. Ellers er det lett å bli overveldet av ting som er interessante, men irrelevante for arbeidsoppgavene dine.

På administratorsiden kan du tilpasse startsiden etter dine behov og se hvilke startkort som skal være i hovedvisningen. I webinaret viser Gustav og Robert hvordan administrasjonssenteret kan settes opp slik at du raskt får tilgang til funksjoner knyttet til deling, tilgang og sikkerhetsnivåer. Du kan også legge til generelle kort for snarveier til opplæring fra Microsoft og velge å fjerne apper og snarveier som ikke gjelder for det området du arbeider med.

Bestem deg for riktig tilnærming

Med utgangspunkt i Administrasjonssenterets startside tar Robert og Gustav deg videre inn i en detaljert fremgangsmåte. De hjelper deg med å finne ut hvor og hvordan du skal klikke i de ulike innstillingene, og diskuterer hva de foreslår fra et generelt perspektiv, og hva din organisasjon selv må vurdere.

1. Delingsinnstillinger og tilgangsstyring - Skal filer kunne deles internt og eksternt, eller skal det bare være mulig å dele en lenke? Bestem også hvem som skal kunne redigere filen og hvor lenge lenken skal være gyldig. Brukerne skal bare ha tilgang til det som faktisk brukes. Dette gjøres ved å begrense rettighetene til å få tilgang til data utover dette.
2. Bevaringsprinsipper, etiketter, klassifisering - En samling etiketter som til sammen skaper et rammeverk for hvor lenge data skal bevares, avhengig av innholdet. Dette kan ses på som en teknisk løsning for å oppfylle krav til samsvar. Enkeltetiketter kan brukes enkeltvis eller sammen skape en policy. Etiketter brukes både for bevaring og sensitivitet. Ved å bruke etiketter klassifiseres data i henhold til etikettene som er opprettet. Enkelt sagt gir en samling av etiketter muligheten til å lage retningslinjer for bevaring og klassifisering, avhengig av hva du ønsker å oppnå. Bevaringspolicyen avgjør hvor lenge dataene skal leve, mens klassifiseringen ofte avgjør hvor sensitive dataene er.
3. Innstillinger for beskyttelse mot datatap - Å få kontroll over personopplysninger er en vanskelig, men viktig oppgave for en IT-administrator. Ved å sette opp en DLP-policy kan du oppdage og til og med forhindre at bedriftsinformasjon sendes feil.
4. Overvåking - Kan brukes både proaktivt og retroaktivt for hendelser. Hvis den brukes proaktivt, er det for å identifisere forbedringsmuligheter, mens den kan brukes retroaktivt hvis du vil rapportere hvordan for eksempel en fil har forsvunnet.
5. Rapporter/bruk - Her kan du se hvor mange filer som er lagret i SharePoint og OneDrive. Du kan se hvilke brukere som har hatt tilgang til skyen, og hvor mange filer som har blitt redigert i løpet av et visst tidsintervall, dvs. aktive filer som er åpnet, delt eller redigert i løpet av et visst tidsrom. Da kan du avgjøre om skyen brukes riktig eller i det hele tatt, og om investeringen har vært lønnsom.

En konklusjon man kan trekke fra Robert og Gustavs presentasjon om fil- og dokumenthåndtering, er at skytjenester er fantastiske fordi man kan invitere samarbeidspartnere og dele alt, men som administrator må man skille mellom sikkerhet og enkelhet; man må kunne balansere.

Hvis du gjennomgår punktene ovenfor en gang for alle, er du på god vei til å skape et trygt og produktivt arbeidsmiljø for hele organisasjonen.

Som administrator er det din oppgave å finne veien videre. Føler brukerne seg trygge på hvordan de jobber, kan de legge ved en fil på riktig måte, skal det være mulig for filer å forlate IT-miljøet? Det er mange avgjørelser som skal tas, og hvis du har jobbet lokalt før, er det mye nytt som dukker opp i skyen.

Til gjengjeld er WeSafe bare ett klikk unna, og Microsoft 365 har et omfattende opplæringsprogram.