Personvernforordningen - nødvendig onde eller nye muligheter?

Den 25. mai 2018 trer den nye personvernforordningen i kraft, og vi må begynne å handle nå. Pressen skriver stadig mer om dette, og spørsmålene er: Hva må vi gjøre, hva vil det koste? Hva skjer hvis vi ikke gjør noe? Dette er selvsagt relevante spørsmål som må besvares, men det er også et annet aspekt som bør diskuteres:

Hva kan den nye personvernforordningen gjøre for oss?

Forordningen tvinger oss til å gjennomgå alle prosesser som involverer en eller annen form for personopplysninger. Det betyr i sin tur at vi må tilpasse flere av disse prosessene for å oppfylle de nye kravene.
Vi må også gjennomgå dataene våre og klassifisere dem for å kunne identifisere personopplysningene våre i fremtiden. To tunge jobber som skal gjøres - men hvorfor ikke benytte anledningen til å se på hvordan vi kan effektivisere, automatisere og klassifisere dataene våre på andre måter som gir oss annen merverdi?
Mens du analyserer dataene dine, kan du benytte anledningen til å gjøre andre endringer som fører til strømlinjeformede prosesser, reduserte administrative kostnader og kanskje ny innsikt i kundene dine.
Office 365 er en fantastisk plattform for digitalisering og automatisering. Mange av kundene våre har allerede tatt steget inn i Office 365, men nå er det på tide å ta det neste.

Spørsmål du kan stille deg selv

- Kan vi automatisere noen av de manuelle prosessene våre?
- Kan vi klassifisere dataene våre på andre måter som vi kan dra nytte av i andre sammenhenger?
- Kan vi benytte anledningen til å digitalisere andre data samtidig?
- Kan vi identifisere andre muligheter?
Skal vi tro Gartner, er digitalisering veien å gå. Slutt å kaste bort penger på forretningssystemer - digitaliser i stedet!

La oss gjøre det konkret. Ferie og fravær må administreres. Vanligvis innebærer dette flere trinn som må utføres manuelt:

- Ferieforespørsel initiert
- Godkjenning fra leder
- Oppdatering av ferieliste
- Kommunikasjon til lønningskontoret

- Legg inn i kalenderen
- Opprett en fraværsmelding

Felles for disse trinnene er at de samme dataene må behandles i alle faser. Mange selskaper håndterer trinnene hver for seg og i mange tilfeller manuelt.
Når vi digitaliserer omgivelsene våre, åpner det seg nye muligheter. Vi kan gjenbruke de samme dataene i ulike sammenhenger.
Ved hjelp av Office 365 flyt kan disse trinnene minimeres fra seks til to - forespørsel og godkjenning.
Sist, men ikke minst, er det å være GDPR-klar et kvalitetsstempel som du vil kunne bruke i mange sammenhenger - ikke minst som et konkurranseverktøy.

 

Webinar

Håndtering av sikkerhet og samsvar i Microsoft 365

Gratis opplæring for Microsoft 365-administratorer. Sørg for at organisasjonen din har riktig nivå av sikkerhet og samsvar ved hjelp av Microsoft 365.

Les mer
Gratis sikkerhetsanalyse av Microsoft 365-miljøet ditt

Få konkrete og praktiske tips om hvordan du kan beskytte organisasjonen din bedre!

Les mer og bestill

Skrevet av:

Martin Liljenberg

TEKNISK DIREKTØR

martin.liljenberg@upheads.se