7 tips til IT-avdelingen: Slik blir de mer relevante i organisasjonen

IT-avdelingens rolle har endret seg

Den tiden er for lengst forbi da IT-avdelingens hovedoppgave var å mekke på datamaskiner, bestille servere og beregne ytelse. I takt med at mye av teknologien har flyttet ut i skyen, har IT-avdelingens rolle blitt å videreutvikle selve tjenestene og fungere som en bro mellom teknologi og ledelse. IT har gått fra å bli sett på som en kostnadspost til å bli en naturlig del av forretningsplanen.

Den moderne IT-avdelingen forventes å jobbe tett på virksomheten og arbeide proaktivt for å støtte organisasjonens prosesser. En viktig del av dette arbeidet er å identifisere hvilke flaskehalser som finnes i organisasjonen og kartlegge hvordan arbeidsprosessene ser ut for å utfordre og forbedre dem. I Microsoft 365 finnes det flere verktøy for å skape automatiserte flyter. Du kan for eksempel bygge brukervennlige og intuitive apper for prosjektstyring, tidsregistrering, skjemaer for kundetilfredshet, HR-administrasjon, fraværshåndtering og ferieforespørsler. Det er faktisk bare fantasien som setter grenser, og i mange tilfeller trenger du ikke engang å skrive kode.

Hvordan kommer du i gang, og hva bør du tenke på? Her er sju praktiske tips.

1. Få hjelp av noen som kan vise deg veien.

Teknologien utvikler seg raskt, og som IT-sjef er det i dag umulig å henge med i svingene og holde seg oppdatert på alle IT-områder. Microsoft lanserer stadig oppdateringer og nye funksjoner til skyplattformen. For å holde oversikt over hvilke funksjoner som kommer, og hva de kan bety for organisasjonen din, trenger du noen som kan vise deg veien. Derfor bør du velge en IT-leverandør som kjenner plattformen ut og inn, men som også forstår dine prosesser og organisasjonens utfordringer.

2. Tenk først - gjør deretter

Det er lett å legge store planer og deretter gå for raskt frem. Derfor er det viktig å huske at utførelsen bare er en liten del, og at mye av arbeidet ligger i planleggingen. Før du begynner å se på spesifikke innstillinger i en bestemt tjeneste, bør du lage en plan for hvordan du vil jobbe med plattformen på både kort og lang sikt. Få hjelp av partneren din, slik at du har en klar strategi når du setter i gang.

3. involvere hele organisasjonen

IT-avdelingen kan ikke lenger jobbe isolert fra resten av organisasjonen. I stedet må den involvere andre deler av organisasjonen og jobbe tverrfunksjonelt. Hvis HR-avdelingen skal gjennomføre et prosjekt, må de selv kunne drive og være aktive i det pågående arbeidet. Ellers er det lett at de interne prosessene fortsetter å endre seg, mens løsningen dere har laget, står stille. Resultatet er at den ikke blir brukt.

4. skape et godt samarbeidsklima i organisasjonen

Når andre deler av organisasjonen ser potensialet for økt produktivitet, kan de bli litt for ivrige, og da er det viktig at IT-avdelingen har satt opp gode og tydelige retningslinjer. I denne fasen kan mange oppleve at IT-avdelingen bremser prosjekter. Det er derfor viktig å opprettholde dialogen og skape en god forståelse mellom IT-avdelingen og resten av virksomheten.

5. unngå kode og komplekse avhengigheter

Dagens IT-avdeling må jobbe raskt og smidig. For å gjøre dette mulig er det en god idé å unngå kode og komplekse avhengigheter i størst mulig grad. Noen ganger er det bedre å finne en løsning som passer deg 80 % og tilpasse prosessene dine 20 %, enn å tilpasse løsningen ved hjelp av kompleks kode. Risikoen med spesialtilpasset kode er at du kanskje ikke kan dra nytte av oppdateringer og ny funksjonalitet senere.

6. Begynn med de enkle gevinstene

Det er lett å begynne for stort. Så i stedet for å prøve å gjøre alt på én gang, kan det være en god idé å begynne med de enkle gevinstene. Det vil si små prosesser som er enkle å automatisere. I neste omgang kan du videreutvikle disse og la prosjektene vokse.

7. Forson deg med det faktum at du aldri kommer til å bli ferdig.

Tidligere fullførte IT-avdelingen et prosjekt og lot det ligge til det var tid for en ny investering. I dag, når teknologien allerede er gammel når den lanseres, er det viktig å hele tiden forbedre seg og finne nye prosesser å jobbe med. Hvis du som IT-sjef eller IT-ansvarlig kan drive forretningsprosessene og vise at IT-avdelingen kan involveres, blir du raskt en stjerne i organisasjonen.